문서규정

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문 서 규 정

제 1 장 총 칙

제1조(목적) 이 규정은 문서의 작성, 처리, 통제 및 보관에 관한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제2조(정의) 문서라 함은 회사의 업무상 대내외적으로 작성, 시행된 일체의 서류를 말한다.

제3조(성립․효력 발생) 문서는 특별한 경우를 제외하고는 당해 문서의 결재가 있음으로써 성립하고 상대방에 도달함으로써 효력을 발생한다.

제 2 장 문서의 작성

제4조(규격) 문서는 도면, 통계표, 증명서류 및 기타 특별한 형식의 문서 외에는 A4(210×295㎜) 규격의 백색용지를 사용함을 원칙으로 한다.

제5조(용어) ① 문서상 숫자표기는 아라비아숫자로 한다.

② 문서상의 일시는 숫자로 표시하며 연․월․일의 문자는 생략하고 점(.)을 찍어 연·월·일을 구분하고 시간은 24시간제로 하며 시·분의 문자는 생략하고 2점(:)을 찍어 시·분을 구분한다.

제6조(문서의 수정) ① 문서의 삭제 또는 수정은 원칙적으로 인정하지 않는다.

② 부득이한 사유로 문서내용의 일부를 삭제 또는 수정할 때에는 삭제자 또는 수정자가 삭제 또는 수정한 후 적색으로 두줄을 긋고 정정날인 하여야 한다. 다만, 내용의 변경을 가져올 삭제 및 수정은 최종 결재권자의 날인 또는 서명이 있어야 한다.

제7조(면표시) ① 문서가 2장 이상으로 작성된 때에는 문서의 하부 중앙에 전 면수와 그 면의 일련번호를 기입한다. (예 30-1, 30-2 등)

② 첨부 서류도 1건 문서에 포함된다.

제8조(문서의 구성) 대외발신 문서는 두문, 본문 및 결문으로 구성한다.

1. 두문은 회사명, 문서번호, 시행연월일 및 수신기관으로 한다.

2. 본문은 제목 및 내용으로 하며, 주요내용이 모두 포괄되어야 한다.

3. 결문은 발신자명으로 한다.

제9조(두문·본문·결문) ① 대외발신 문서는 두문중 수신기관의 표시는 경유, 수신 및 참조로 하되 수신기관이 2인 이상인 때에는 "수신처 참조"라고 쓰고 결문의 수신처란에 수신 기관명을 표시한다.

② 본문 중 제목은 본문의 내용을 알기 쉽도록 간결하게 표시하여야 하고, 성질을 달리하는 내용을 같은 문서로 작성할 수 없다.

③ 결문 중 수신처란을 설정할 때에는 발신자명의 다음 줄 왼쪽에 "수신처"라고 쓰고 수신기관명을 기입한다.

제10조(항목의 구분) 문서의 내용을 둘 이상의 항목으로 구분할 때에는 다음과 같이 구분하여 표시한다.

1. 첫째 항목의 구분은 1, 2, 3 …으로

2. 둘째 항목의 구분은 가, 나, 다 …로

3. 셋째 항목의 구분은 (1), (2), (3) …으로

4. 넷째 항목의 구분은 (가), (나), (다) …로

제11조(문서의 분류) 문서의 분류에 관한 사항은 따로 규칙으로 정한다.

제12조(끝․첨부의 표시) ① 본문이 끝나면 1자 띄워 "끝"자를 쓰고 첨부서류가 있을 때에는 그 서류의 제목을 열거한 다음 "끝"자를 쓴다.

② 본문 또는 첨부의 표시문이 오른쪽 한계선에 달할 때에는 다음 줄 왼쪽 한계선에서 1자 띄워 "끝"자를 쓴다

③ 문서에 금전, 유가증권, 참고서류 및 기타 물품이 첨부될 때에는 본문이 끝난 다음 줄에 첨부의 표시를 하고 첨부물의 명칭 및 수량 등을 표시한다.

제13조(사인날인) ① 사령장, 표창장 및 각종 증명서 등의 문서와 대외로 발송하는 문서(전신에 의한 발신문서는 제외)에는 회사인을 날인한다.

② 문서는 총무부의 사인날인부에 해당사항을 기재하여야 한다.

제 3 장 문서의 기안

제14조(문서의 기안) ① 기안은 사장이 정하는 별지서식의 기안용지를 사용하고, 해당업무의 담당자가 하는 것을 원칙으로 한다.

② 내부 결재문서는 두문의 수신처란에 "품의" 또는 "보고"등의 표시를 하여야 한다.

제15조(협조) ① 기안문서의 내용이 타부서와 관련될 때에는 협조전 또는 기안용지의 협조자 서명란을 이용하여 협조를 얻어야 한다.

② 협조전은 실·국·본부간 부서장 명의로 수발한다.

③ 협조에 동의할 수 없는 때에는 지체없이 사유를 명시하고 서명하여야 하며, 동의할 수 없음을 이유로 서명을 거부할 수 없다.

제 4 장 문서의 통제

제16조(문서의 통제) ① 대외문서는 기안부서 부서장의 확인을 거친 후 문서 표현상의 적정여부를 경영지원국장이 검토하여야 한다.

② 경영지원국장은 대외문서를 발송하기 전에 다음 사항을 검토하고 기안용지의 통제란에 통제인을 찍어야 한다.(2013. 4. 8. 명칭변경)

1. 결재권자의 결재 여부

2. 타문서와의 내용상 중복 여부

3. 기안문과의 일치 여부

4. 전결 구분의 착오 여부

5. 문서처리 기한의 경과 여부

6. 첨부물의 확인

7. 근거서류의 확인

제17조(대외비 문서) 대외비 문서는 사장이 지정하고 그 취급에 관하여는 사장의 지시에 따른다.

제18조(자문) 대외계약서 등 중요한 법률관계에 관한 기안문서는 결재권자의 결재전에 고문변호사 및 회계사의 자문을 받는 것을 원칙으로 한다.

제 5 장 문서의 결재

제19조(결재) ① 기안부서는 결재권자의 결재를 받아야 한다.

② 2매 이상으로 구성되는 문서 중 전후관계를 명백히 할 필요가 있는 문서 등 중요한 문서에는 합철되는 부분에 결재권자가 간인한다.

제20조(전결) 사장은 별도로 정하는 위임전결규칙에 따라 관계 부서장에게 위임전결시킬 수 있다.

제21조(대결 등) ① 결재권자가 출장, 휴가 또는 기타의 사유로 상당기간 부재중인 때에는 그 직무대행자가 대결할 수 있다. 다만, 내용이 중요한 문서는 결재권자의 후결 또는 후열을 받아야 한다.

② 긴급한 문서로서 결재권자의 사정에 의하여 결재를 받을 수 없을 때에는 그 직무대행자의 대결로서 시행할 수 있다. 이 경우 즉시 결재권자의 후결 또는 후열을 받아야 한다.

제22조(대결의 효력) 전조의 규정에 의하여 문서를 시행한 후 결재권자의 후결 또는후열시에 그 내용을 수정한 때에는 그 수정한 사항을 즉시 통보하여야 하며, 수정된 사항은 통보된 때로 부터 효력을 발생한다.

제 6 장 문서의 처리

제 1 절 문서의 접수

제23조(문서의 접수) ① 문서는 총무부가 접수한다. 다만, 보안업무에 관한 것은 따로 정한다

② 총무부외의 부서에서 전신 또는 전화로 접수한 문서는 지체없이 총무부에 인계하여야 한다. 당직근무자가 접수한 경우에도 또한 같다.

제24조(분류·처리) ① 접수한 문서는 좌측 하단에 청색의 접수인을 찍고 문서접수부에 기록한 후 당해 부서장에게 이송, 수령인을 받는다.

② 당해 부서장은 문서를 인수한 즉시 문서의 처리권자에게 보고하고 그 처리지침을 시달 받아야 한다. 다만, 일상업무에 관한 문서로서 그 내용이 경미한 때에는 당해 부서장이 처리하게 할 수 있다.

제25조(회송) 소관에 속하지 아니하는 문서를 접수한 부서장은 지체없이 협조란에 그뜻을 기록한 후 총무부에 회송하여야 한다.

제26조(배부) 둘 이상의 부서에 관련된 문서는 직접 관련이 있는 부서에 배부하고 타부서에는 사본을 배부한다. 다만, 사본에는 원본의 배부 부서를 기재한다.

제 2 절 문서의 발송

제27조(발신명의) ① 대외문서는 사장명의로 발송한다. 다만, 발신문서를 유발케한 원문서의 명의자가 대표자가 아닐 경우에는 이에 상응하는 직위자 명의로 발신 할 수 있다.

② 대외공고 또는 광고는 회사명의로 한다.

③ 사내 부서간의 문서는 부서장 명의로 한다.

제28조(문서 등의 발송) ① 모든 문서는 총무부 문서수발 담당자를 통해서만 발송한다.

다만, 보안업무에 관한 것은 따로 정한다.

② 발송문서는 문서 첫면 우측 하단에 적색의 발송인을 찍고 문서발송부에 기록한 후 발송한다.

③ 사보 또는 책자등의 인쇄물을 발송 또는 배부할 때에는 발송부에 기록을 생략할 수 있고, 필요한 때에는 인쇄물 배부부를 사용할 수 있다.

④ 중요한 내용의 문서는 등기우편으로 발송한다. 이 경우 그 내용을 우편물 발송부에 기재하고 등기우편 증빙서를 보관하여야 한다.

제29조(반송문서) 반송된 대외문서는 발송문서 반송기록부에 기재한 후 관계부서에 회송하여야 한다.

제 7 장 문서의 보관

제30조(문서관리) 문서는 당해 부서장이 관리한다.

제31조(비상반출) 중요한 문서는 비상시 우선적으로 반출할 수 있도록 보관한다.

제32조(완결문서의 처리) 처리가 끝난 문서는 "완"자를 찍어 다음과 같이 처리한다.

1. 완결된 문서는 문서분류번호별로 보관한다.

2. 문서의 내용이 둘 이상의 문서철에 관련된 때에는 가장 관계가 깊은 문서철에 편철 한다.

제33조(문서의 편철) ① 문서는 완결일시의 순으로 최근의 문서가 상단에 오도록 편철한다.

② 도면 또는 계산서 등의 첨부물로서 본문서와 함께 편철할 수 없는 것은 본 문서의 말문에 그 뜻을 부기하고 따로 편철할 수 있다.

③ 연도를 경과하여 종료된 문서는 1건이 완료된 연도의 서류에 편철한다.

④ 편철된 문서의 표지에는 문서철명, 문서분류번호, 보존연한, 보존개시연도 및 부서명을 기재한다.

제34조(문서의 보관) ① 10년 이상 보존할 문서로서 5년 이상 보존한 문서는 경영지원국장이 보관함을 원칙으로 한다.

② 문서를 당해 부서장이 보관할 필요가 있을 때에는 보존문서목록을 경영지원국장에게 제출하고 보관할 수 있다.(2013 .4. 8. 명칭변경)

제35조( 문서의 이관) ① 문서를 경영지원국장에게 이관할 때에는 이관문서목록 2부를 작성, 이관 부서장 및 경영지원국장이 각각 1통 씩 보관한다.(2013. 4. 8. 명칭변경)

② 문서는 매사업연도 종료 후 4개월 이내에 이관하여야 한다.

제36조(문서의 보존) 경영지원국장은 전조의 규정에 의하여 인계받은 문서를 보존문서대장에 기재하여 정리한 후 보존하여야 한다.(2013 .4. 8. 명칭변경)

제37조(보존구분) ① 문서의 보존기간은 다음과 같이 구분한다.

1. 영구보존

2. 10년보존

3. 5년보존

4. 3년보존

5. 1년보존

② 문서별 보존기간은 별표와 같다. 다만, 별표에 없는 문서는 따로 그 보존기간이 정해질 때까지 보존돼야 한다.

③ 원인 행위에 기간이 정해져 있는 문서는 전 1, 2항에 불구하고 정해진 기간까지 보존해야 한다.

제38조(문서의 폐기) ① 보존기간이 만료된 문서는 사장의 결재를 받은 후 이를 폐기처분할 수 있다.

② 폐기문서는 보존문서대장에 폐기 연월일을 기재하고 폐기문서목록을 작성 폐기문서 내역을 기록 보존한다.

③ 폐기할 문서는 매 사업연도 종료 후 4개월 이내에 경영지원국장에게 인계하여야 한다.(2013 .4. 8. 명칭변경)

부 칙

이 규정은 1999년 3월 1일부터 시행한다.

부 칙

이 규정은 2013년 4월 8일부터 시행한다.

부 칙

이 규정은 2018년 5월 1일부터 시행한다.

부 칙

이 규정은 2021년 9월 27일부터 시행한다(별표).

기 안 용 지

기안자

차 장

부 장

부국장

국 장

상 무

사 장

기안부서

합 의

(협 조)

문서번호

일    자

20 .   .   .

수    신

통

제

발

신

종

결

경    유

참    조

제    목

연 합 뉴 스

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